Gepubliceerd op woensdag 04 oktober 2017
Voor de planning van onderhouds- en reparatieklussen maakt Staedion gebruik van Connect- It, de planningsmodule van ViaData Automatisering. Cruciaal onderdeel in deze module is PTV xTourserver, het softwarecomponent, dat voor de planners van de Haagse woningcorporatie snel en efficiënt routes en reistijden berekent. Dick Keizer en Mause de Jong van Staedion: “De planning verloopt nu een stuk efficiënter en het resultaat is beter. Niet alleen wij, maar ook onze bewoners hebben profijt daarvan.”

Elke dag stuurt Staedion 48 medewerkers de weg op voor onderhoud- of reparatieklussen in één van de 36.000 woningen in Den Haag en omgeving. Het is een activiteit waaraan de woningcorporatie grote waarde hecht. “Die medewerkers vormen ons gezicht naar de bewoners. Ze komen eens per achttien maanden in elke woning om alle draaiende onderdelen te controleren, maar gaan ook op pad om lekkende kranen of kapotte deurbellen te repareren. Alleen onderhoud van cv-installaties en grote klussen zoals het vervangen van een badkamer of keuken besteden we uit aan één van onze vier externe partners”, vertelt Dick Keizer, functioneel beheerder bij Staedion.

Het inplannen van de 48 servicemedewerkers is complex. Onder hen bevinden zich timmerlieden, loodgieters, elektriciens en allround-medewerkers. Bij het toewijzen van klussen dienen de planners rekening te houden met de kwalificaties van de servicemedewerkers. Daarnaast belooft Staedion elke klus binnen drie werk-dagen in te plannen, waarbij spoed-klussen zoals een kapotte waterleiding natuurlijk voorrang krijgen. “Om onze dienstverlening te verbeteren hebben we ons werkgebied opgedeeld in vier wijken. Alle servicemedewerkers hebben hun eigen wijk, zodat ze de bewoners en hun huizen beter leren kennen”, verklaart Mause de Jong, key-user van de planningsoplossing.

Snel en efficiënt

Voor de planning maakt Staedion gebruik van Dynamics Empire, het ERP-systeem dat is ontwikkeld door Cegeka-dsa. Dit systeem is in 2008 in gebruik genomen en in 2013 aangevuld met Connect-It, een volledig geïntegreerde planningsmodule van ViaData Automatisering. “Tot dat moment werkten wij met een losstaand planningssysteem, dat onvoldoende met ons ERP-systeem communiceerde en onvoldoende mogelijkheden bood. Omdat Cegeka-dsa met Connect-It al een goede planningsmodule bood, hebben we besloten om geen energie te steken in verdere integratie van ons bestaande planningssysteem”, zegt Keizer.

Cruciaal onderdeel in Connect-It is PTV xTourserver. Met het softwarecomponent van PTV – onderdeel van de PTV xServer-componenten – kunnen de planners van Staedion snel en efficiënt de routes en reistijden van de servicemedewerkers berekenen en optimaliseren. De planningsoplossing inclusief PTV xTourserver houdt daarbij rekening met verschillende parameters, zoals de kwalificaties van de servicemedewerkers. “Dergelijke parameters hoeven we maar één keer in te geven, waarna het systeem die automatisch meeneemt in elke planning. We kunnen daardoor bijvoorbeeld voorkomen dat medewerkers op marktdagen naar de daarvoor afgesloten straten worden gestuurd. Ook houdt het systeem rekening met gelegenheidsopdrachten: kleine opdrachten zonder haast die we kunnen inplannen op het moment dat een monteur in de buurt is en tijd over heeft. Denk aan het vervangen van een lamp in een portiek”, legt Keizer uit.

Dankzij de integratie met het ERP-systeem verloopt het plannen van serviceopdrachten een stuk efficiënter dan voorheen. Ook de gegenereerde planning is gemiddeld genomen efficiënter geworden. “De medewerkers zijn veel minder tijd kwijt aan reizen. Reden is de nieuwe planningsoplossing, maar ook de overstap op een gebiedsgebonden werkwijze. Gevolg is dat we meer opdrachten per medewerker kunnen inplannen. Een elektricien deed vroeger misschien elf of twaalf opdrachten op een dag, nu soms veertien. Bovendien kunnen we de werklast nu beter verdelen”, weet De Jong.

Volle bloktijden dichtzetten

Het planningssysteem wordt doorlopend gebruikt. Dat heeft alles te maken met het feit dat Staedion haar bewoners het zo makkelijk mogelijk wil maken. Dat betekent onder meer dat zij online reparatieverzoeken kunnen indienen. “Onze site is dag en nacht beschikbaar. Ook als een student ’s nachts van het stappen terugkomt, kan hij een melding maken, zelfs op zijn smartphone. Inmiddels ontvangen we 10 tot 15 procent van de meldingen via het internet”, weet De Jong.

Via een inlog op www.staedion.nl kunnen bewoners zelf een dag en tijd aangeven waarop de monteur moet langskomen. Daarvoor is elke dag verdeeld in vier blokken van twee uur, twee blokken in de ochtend en twee in de middag. Op het moment dat een bloktijd in een bepaalde wijk is volgepland, wordt die automatisch dicht gezet zodat bewoners geen nieuwe afspraak voor dat moment kunnen maken. “Dat gaat met deze plannings-module een stuk gemakkelijker dan voorheen, toen we een bloktijd alleen handmatig konden dichtzetten”, vertelt Keizer.

De functioneel beheerder benadrukt dat het planningsysteem alleen maar een voorstel levert. De planners van Staedion hebben altijd het laatste woord. “Stel dat een medewerker ziek is of verlof heeft. Dan moet een planner een collega uit een andere wijk kunnen inzetten. Als dat niet lukt, moet hij een externe partner kunnen inschakelen. De opdrachten voor die partner kan hij in het systeem aan een fictieve servicemedewerker toewijzen.”

Optimaliseren op kosten of reistijd

Staedion is bijzonder content met de mogelijkheden om de planning voortdurend te optimaliseren. Zo bevat Connect-It zeven ‘schuiven’, waarmee Keizer het gewicht van bepaalde factoren bij het genereren van een planningsvoorstel kan aangeven. Dat maakt het mogelijk om te optimaliseren op kosten, maar ook op reistijd of doorlooptijd. “Om nog nauwkeuriger te kunnen plannen handelen wij nu de telefonische reparatieverzoeken weer zelf af. Dat was uitbesteed aan onze afdeling Klantenservice, maar we merken dat we efficiënter kunnen werken als de telefoontjes binnenkomen bij medewerkers die met specifieke kennis dieper kunnen doorvragen. Zo helpen we onze bewoners nog beter. Voor een opdracht als tegelzetten staat bijvoorbeeld standaard anderhalf uur. Als blijkt dat het om niet meer dan drie loszittende tegels gaat, kunnen wij in het planningssysteem de benodigde tijd aanpassen”, vertelt De Jong.

Ook in het planningssysteem zelf zijn aanpassingen gemaakt. Zo wordt de opdeling in vier wijken nu minder strikt gehanteerd. “Het gebeurde soms dat in de straat op de grens tussen twee wijken twee medewerkers werden ingepland, uit elke wijk één. Nu biedt het systeem de mogelijkheid om die twee opdrachten aan één medewerker toe te wijzen”, vertelt Keizer.

Eenvoudig klussen bijplannen

Het planningssysteem plant niet alleen de opdrachten voor de volgende dag in, maar voor de komende vijf weken. Dat stelt de planners van Staedion in staat om gemakkelijker klussen bij te plannen. “Natuurlijk staat de planning voor volgende week nog niet vast. Maar als we een nieuw reparatieverzoek ontvangen, kunnen we nu wel in het systeem zien dat een van onze medewerkers volgende week maandagochtend toch al in de buurt is. We kunnen de bewoner dan een voorstel doen voor een afspraak op dezelfde ochtend”, vertelt Keizer.

Het systeem bevalt zo goed, dat het ook wordt ingezet voor het plannen van de twaalf inspecteurs die de voor- en na-inspectie verzorgen bij start of afloop van een huurcontract. De Jong: “De planning verloopt nu een stuk efficiënter en het resultaat is beter. Als de opdrachten voor de volgende dag definitief worden ingepland, geeft het systeem zelf aan welke opdrachten niet aan de planningsvoorwaarden voldoen. Het kan zijn dat er te weinig reistijd beschikbaar is of dat de opdracht

niet aan een monteur met de juiste competenties kan worden toegewezen. Door de planner op die problemen te attenderen, kan die eventueel ingrijpen. Dat maakt dit systeem zo gebruiksvriendelijk.”

Viadata Automatisering en PTV xTourserver

Staedion was de eerste gebruiker van Connect-It waarin de PTV xTourserver is opgenomen. Deze woningcorporatie uit Den Haag had de wens uitgesproken om deze fieldservice-module van ViaData Automatisering te combineren met de logistieke planning. “Toen we met PTV in contact kwamen, hadden we al snel door dat het niet zinvol was om zelf algoritmes voor logistieke functies te programmeren”, vertelt Marcel Bierens, productmanager van ViaData Automatisering. “Waarom zouden we zelf iets bouwen als al een goed werkend component zoals de PTV xTourserver beschikbaar is? Het is veel slimmer om gebruik te maken van de expertise van PTV.”
Het resultaat is een module met functionaliteit voor ‘smart planning’, waarin de algoritmes van PTV zijn gecombineerd met eigen algoritmes van ViaData Automatisering. “Voor gebruikers zoals Staedion is het belangrijk om ook de route en reistijd van de medewerkers optimaal te plannen. Zij zijn nu in staat om de juiste man op het juiste moment op de juiste plaats te krijgen.”
Staedion is allang niet meer de enige gebruiker van de smart planning functionaliteit. “Die wordt nu breed gebruikt door alle corporaties die onze software hebben geïmplementeerd. Elke corporatie maakt gebruik van één of meerdere PTV xServer-componenten. Ook vanuit de bouwsector zien wij steeds meer vraag ontstaan naar dergelijke functionaliteit.”

  Delen op Facebook   Delen op LinkedIn



Ook interessant


klanten

Aannemingsbedrijf De Wit kiest voor Connect-It

Na een uitvoerig selectieproces heeft Woningstichting Casade besloten om het dagelijks...

14 maart 2018

klanten

Goede en constructieve samenwerking

In de afhandeling van schades heeft v.d. Tempel uit Schiedam onlangs een belangrijke...

05 december 2017